ASAA Running - Règles de Remboursement des Dossards

ASAA Running 2014/2015 - Règles de remboursements des inscriptions aux courses

Résultat de discussions entre Runners et aussi des échanges avec le bureau ASAA/CE,
voici les dispositions applicables à la section Running à compter de la saison 2014/2015,


Vous trouverez ci-après les modalités applicables pour les remboursements effectués par l'ASAA concernant les frais d'inscription aux courses (dossards) de la section Running.
Vous noterez la modification des REGLE n°2Bis et REGLE n°3 du précédent règlement avec l'ajout de clauses qui définissent désormais les limites de remboursement par course et par adhérent. Une nouvelle REGLE n°1Bis précise par ailleurs les dispositions également revues pour les remboursements collectifs/individuels.

Ce règlement de la section Running a pour motif principal de préciser ce qui est remboursable au titre des inscriptions aux courses pour ses adhérents et par conséquent les limites applicables.

PREAMBULE - Un adhérent à la section Running doit disposer de l'un des statuts suivants tels que définis par l'ASAA, à savoir "Ouvrant-droit" - "Ayant-droit" - "Stagiaire" - "ex-ASAA". Cela indique également qu'une inscription à la section Running ne peut être acceptée en dehors de ces statuts, exemple le statut "Extérieur" ou encore "ATPC", etc...

REGLE n°1 - Préalablement à l'inscription à une course et pour prétendre à son remboursement, il y a obligation d'annonce collective au sein de la section de toutes courses auxquelles participent les adhérents : la participation à toute course doit être connue de (c'est à dire "annoncée à") l'ensemble des membres de la section Running ; cette disposition concerne aussi les courses soumises à candidature qui fait alors office d'inscription même si la participation à ce stade n'est que potentielle puisque soumise à élection ultérieure (trails, ultra-trails UTMB, CCC...).
NB : Afin de faciliter les modalités d'annonces, les annonces doivent utiliser le blog asaa-running (diffusion automatique à l'ensemble des membres) où chacun peut retrouver les différentes courses. Cf ANNEXE 1.


REGLE n°1Bis - Les demandes de remboursement doivent être adressées par mail au Trésorier ASAA (tresorier.asaa@gmail.com et copie asaa.running@gmail.com). Ces demandes doivent être accompagnées du document type "DemandeChequeRunning.doc" qui précise le bénéficiaire et motif de la dépense attesté par une preuve d'engagement (demande d'inscription vers l'organisateur, reçu de paiement internet, classement à l'issue de la course). Lorsque le chèque doit être émis pour valoir inscription sur une course (paiement), la demande doit être soumise le mercredi au plus tard et au minimum une semaine avant la date de clôture des inscriptions par l'organisation de sorte à permettre l'émission du chèque (signatures avant envoi). Lorsque la demande concerne une dépense issue d'un paiement effectué individuellement (cas type des inscriptions sur internet) et afin de limiter les transactions (nombre de chèques), chaque adhérent doit soumettre sa demande individuelle sur une base trimestrielle qui regroupe l'ensemble de ses courses réalisées sur la période (soit un seul chèque de remboursement individuel émis par adhérent par trimestre). Enfin lorsque la demande de remboursement concerne une dépense issue d'un paiement collectif, la demande peut être soumise sans délai. Le principe de paiement collectif (soit un chèque pour l'ensemble des inscriptions sur une course) demeure le mode de règlement à privilégier et s'applique dès la participation d'au minimum deux coureurs de la section sur une même course.  
Cf ANNEXE 2.

REGLE n°2 - En dehors de la réalisation des projets collectifs de la section Running (cf REGLE n°4 ci-dessous), les courses éligibles au remboursement doivent se dérouler dans les zones géographiques des régions Bretagne & Pays de Loire
étendues sous conditions aux courses en France métropolitaine (sont exclues de fait les courses à l'étranger ou hors métropole) ; cela inclut de fait les courses de prestige telles les marathons de Paris, Mont St Michel, La Rochelle, les trails des Templiers, StE Lyon, etc...
NB : l'acceptation de remboursement pour les courses hors les deux régions précitées peut être soumise à l'approbation par le bureau Running en cas de risque de dépassement budget ou sur considération de "quotas individuels" cf REGLE n°3.

REGLE n°2Bis - Sous condition des limitations énoncées en REGLE n°2, toute nature de course est éligible
seuls les frais de dossard sont remboursés à concurrence d'un montant maximum de remboursement fixé à 80€ par course, y compris les frais d'acheminement sur la ligne de départ lorsqu'ils existent, ce qui exclut de fait tout autre frais (licence jour sur les triathlons, hébergement, transport, …).

REGLE n°3 - Un budget frais de dossard Running est alloué au prévisionnel pour chaque nouvelle saison ASAA (septembre-août).
Ce budget est global pour l'ensemble des membres et un plafond de remboursement par adhérent est fixé à 250€.
Néanmoins en cas de dépenses engagées (ou projection) excédant ce budget annuel, des ajustements peuvent être énoncés en cours d'exercice sur décision du bureau ASAA proposant alors une révision possible du plafond par adhérent.

REGLE n°4 - Concernant les projets collectifs de la section Running,
les projets collectifs ayant un mode de fonctionnement qui leur est propre, les règles énoncées ci-dessus ne s'appliquent pas au remboursement des projets collectifs
un budget spécifique est alloué à la réalisation de ces projets et les remboursements (participations) pour les projets collectifs sont issu(e)s exclusivement de ce budget dédié
cela exclu de fait le remboursement des frais de dossards énoncé REGLE n°2. 


ASAA Running 
francois.deniel@alcatel-lucent.com



ANNEXE 1 : Utilisation du Blog   http://asaarunning.blogspot.com/

Publication d'une course en 2 clics de souris

1er clic: "Connexion" (en haut sur la gauche)

 Email: <section running email>

 Password: <section running pwd>

2ème clic

Sur la ligne nouveau blog, "Créer un message"

Renseigner TITRE + TEXTE (Inclure si possible un encart Image (affiche, ...) pour l'esthétique du site)

Signer impérativement vos posts avec votre @mail afin d'identifier le contact.

Puis terminer par "publier"

ANNEXE 2 : Demandes de remboursement

Joindre à la demande le document type "DemandeChequeRunning.doc" (coller le template html ci-dessous).

Demande de chèque ASAA

Section ASAA :   ASAA Running

Nom/Prénom du demandeur :   <  >

N° de téléphone :  <  >

Date : <  >

Saison Sportive :  2014/2015

Descriptif de la dépense :   < exemple Inscription 10km de Nantes – Durantière >

Membre(s) concerné(s) : <  Nom/Prénom du(des) adhérent(s) inscrit(s) >

Montant :  < en euros >

Ordre du (des) chèque(s) :  < Présiser l'ordre par bénéficiaire(s) concerné(s) >

Adresse Postale (si chèque à envoyer) :

<  >

Cette demande de chèque(s) doit être accompagnée des justificatifs : facture, ticket de caisse, imprimé d’une fédération, imprimé d’inscription, …

Récapitulatif du (des) chèque(s) à émettre  <Ordre & Montant> Date :   <Date de la demande>

Chèque N° :                     Ordre : <Nom du bénéficiaire>          Montant : <Montant> Chèque N° :                     Ordre : <Nom du bénéficiaire>          Montant : <Montant> Chèque N° :                     Ordre : <Nom du bénéficiaire>          Montant : <Montant> etc..